Korespondencja służbowa

Ostanie posiedzenie Senatu przyniosło pewne zaskoczenie. Sprawę wywołano pod koniec posiedzenia, niewiele więc było czasu na szczegółowe zapoznanie się. Chodzi o nowy system (EZD) i otwieranie przesyłek kierowanych na adresy służbowe pracowników. Zarządzenie JM Rektora nr 6/2021 z 12 stycznia b.r. mówi wprawdzie o wyjątkach w tej procedurze, jednak nie uwzględnia wszystkich przypadków. Poza tym czy nie powstaje zagrożenie „zatkania” się systemu?

EZD po raz kolejny

Z dużym entuzjazmem podszedłem do wdrażanego na naszej uczelni elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Mimo iż pojawiły się na widnokręgu pierwsze chmury w jego implementacji, nadal uważam, że wpłynie on pozytywnie na udrożnienie kanałów komunikacyjnych. By jednak nie dać się zwariować, należy racjonalnie spojrzeć na możliwości programu i nie wylewać, jak się to często potocznie określa, dziecka z kąpielą.

Otwieranie korespondencji i zakładanie spraw

Otwieranie w kancelarii ogólnej korespondencji kierowanej na adres uniwersytecki (czytaj służbowy) pracowników wywołało podczas dzisiejszego posiedzenia Senatu znaczące kontrowersje. Wyjaśnienia władz i osób odpowiedzialnych za implementację EZD nie były, w mojej opinii, przekonujące.

Istnieje zarządzenie JM Rektora w tej sprawie z 12 stycznia b.r. (6/2021), które reguluje, jakie przesyłki mogą być otwierane, a które nie. Nie jest jednak jasne, czy po otwarciu przesyłki wszystkie materiały będą skanowane i otwierana sprawa, czy tylko procedura będzie wdrożona w określonych wypadkach.

Już nie pytałem, czy pracownik otwierający przesyłkę zagraniczną posiada wystarczające kompetencje językowe, by móc nadać kategorię przesyłce (tzn. czy ma być utworzona sprawa, czy przekazana odbiorcy bez niej).

Im dłużej przysłuchiwałem się dyskusji, tym większe narastały u mnie wątpliwości. Czy nie obciąży to dodatkowo administracji i nie opóźni odbierania listów przez ich adresatów? Jak szybko będą obsługiwane takie sprawy? Czy odpowiedni dział dysponuje wystarczającą liczbą wykwalifikowanych pracowników i odpowiednią infrastrukturą (skanery, kody kreskowe i inne)?

Odwracanie kota ogonem

To nie są jedyne pytania, które można zadać. Jest wiele wrażliwych (a czasem drażliwych) spraw, które zawiera korespondencja. W niektórych przypadkach zobowiązałem się jako adresat listu do klauzuli tajności (udział w międzynarodowych komisjach ewaluacyjnych czy konkursowych jest tego dobrym przykładem).

Nie bardzo potrafię sobie wyobrazić sytuację, gdy przykładowo kierowane jest do mnie pismo z Uniwersytetów Humboldtów z zapytaniem, czy chciałbym opiniować wniosek profesorski X (ostatnio uczestniczyłem w takim postępowaniu) i pismo to będzie otwarte i utworzona zostanie sprawa (w ten sposób złamana zostałaby zasada poufności, nie podjąłem jeszcze decyzji, o tej propozycji nikt nie powinien był się dowiedzieć).

Takich spraw mogę wskazać więcej. Nie wystarczy informacja, że przesyłkę należy oddać do rąk własnych, bo jak mam uświadomić o tym wszystkich potencjalnych nadawców? W pamięci zaczęłam szukać przesyłki, którą otrzymałem z zagranicy z taką właśnie adnotacją. Nie przypominam sobie.

Ale czy takie postępowanie jest naprawdę konieczne i sprzyjać będzie udrożnieniu obiegu dokumentacji? Bo co może być w/w przypadku istotnego dla uczelni? W czym istnieje konieczność zajmowania przez nią stanowiska?

Dalsze wątpliwości

Nie mam natomiast nic przeciwko temu, by samemu zakładać sprawy i wysyłać je do odpowiednich działów uniwersytetu. To nie urzędnik, a pracownik, osoba zainteresowana, powinna decydować o utworzeniu sprawy. Ma w końcu najlepsze rozeznanie, czy jest to w ogóle potrzebne. Podobnie może się dziać w przypadku administracji centralnej.

W innym przypadku będziemy musieli umieszczać we wszystkich pismach informacje, by nasi adresaci decydowali, jaki charakter ma przesyłka, czy ma trafić do naszych rąk własnych, czy ma być otwarta, co może skutkować założeniem sprawy. Nie bardzo potrafię sobie wyobrazić takie informacje, które miałbym przekazywać uprzedzająco moim partnerom zagranicznym (a zapewne i krajowym).

Krzysztof Ruchniewicz

historyk, niemcoznawca, profesor tytularny, dyrektor Centrum Studiów Niemieckich i Europejskich im. Willy’ego Brandta, fotograf, bloger i podcaster.

Wszystkie wpisy autora
2 komentarze
  • Ryszard Balicki

    20/01/2021, 19:31

    EZD niestety nie uwzględnia jednak specyfiki pracy pracowników naukowych. Część naszej korespondencji ma charakter oficjalny, ale jednak nie służbowy (nie jest związana z funkcją na Uni, itp.). Przyjęcie załażenia o otwieraniu wszystkiego nie ułatwi, tylko skomplikuje sprawy. Dlatego np. UAM ma „Wykaz przesyłek nie podlegających otwieranych„, którego pkt 1 określa, że nie podlegają otwieraniu: Przesyłki lub pisma adresowane imiennie do pracowników, z wyłączeniem przesyłek:

    – adresowanych do rektora lub prorektorów;
    – adresowanych do osób kierujących jednostkami organizacyjnymi Uczelni (podstawowymi, ogólnouczelnianymi, międzywydziałowymi, międzyuczelnianymi) oraz ich zastępców;
    – adresowanych do kanclerza lub wicekanclerzy;
    – adresowanych do pracowników administracji (centralnej oraz innych jednostek organizacyjnych) Uczelni.

  • Leszek Pacholski

    22/01/2021, 15:04

    Chciałem napisać, że na szczęście dzięki poczcie elektronicznej znakomita część korespondencji obywa się bez papierowych przesyłek i nie będzie otwierana. Okazało się, że jestem w błędzie, gdyż Instrukcja Kancelaryjna mówi wyraźnie, że: „2. Przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej i adresy poczty elektronicznej jednostek organizacyjnych dzieli się na przesyłki:

    1) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez UWr;
    2) mające robocze znaczenie dla załatwianych spraw przez UWr;
    3) pozostałe, nie odzwierciedlające działalności UWr.”

    Jednym słowem, poczta elektroniczna też jest (powinna być) czytana.

    Znikoma część korespondencji, którą dostaję dotyczy UWr, a większość jest poufna. Osoby i instytucje wysyłające tę korespondencję wierzą, że nikt poza mną jej nie zobaczy (recenzje, listy rekomendacyjne). Bywało, że korespondowałem na temat oceny moich przełożonych i ich uczniów (na przykład w sprawach nagród przyznawanych poza UWr). Nie chciałbym, aby podległa dziekanowi urzędniczka wiedziała, że przeze mnie doktorant dziekana nie dostał Nagrody Ministra.

    Jeszcze jedno. Na wszystkich znanych mi uczelniach na świecie zagraniczni doktoranci i osoby zatrudnione na krótkie okresy (post-doc, prof. wizytujący) używają adresu służbowego do prywatnej korespondencji – uczelnie się na to zgadzają. Zgadzają się nawet korporacje zatrudniające uczonych i dbające o poufność prowadzonych badań (Google, IBM, …).

    Na adresy „służbowe” dochodzą więc plotki o dzieciach, a nawet listy miłosne. Nie chcę oceniać, czy to jest dobrze, ale jeśli UWr zamierza czytać i skanować pocztę przychodząca na adresy pracowników, powinien tę informację głośno upublicznić.

    Rozumiem, że wprowadzone zmiany służą modernizacji UWr i mają usprawnić obieg dokumentów. Warto może podpatrzyć, jak robią to inni, w tym wielkie międzynarodowe korporacje, nie odbierając pracownikom prawa do prywatności.