Kurs na temat elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) za mną. Został poprowadzony sprawnie i kompetentnie. Zyskałem wgląd w funkcjonowanie narzędzia, które wkrótce stanie się podstawą administracji na naszej uczelni. Bardzo się z tego cieszę. W końcu obieg dokumentów stanie się transparentny, śledzenie poszczególnych czynności dokonywanych przez administrację nie będzie stanowiło problemu. Wielką zaletą będzie porzucenie papierowej biurokracji, co z pewnością wpłynie na ograniczenie zużywanego papieru. By jednak EZD mógł być stosowany powszechnie, ko konieczna jest zmiana filozofii pracy, przede wszystkim myślenia o zarządzaniu. Kierownictwo uczelni zyskuje potężne narzędzie kontrolne.

Kurs EZD

Trochę sceptycznie podszedłem do uczestnictwa w kursie EZD. W pamięci miałem inne kursy, które były zbyt rozbudowane, przeładowane niepotrzebną wiedzą, w konsekwencji niewiele wnosiły do poprawy jakości mojej pracy. Kurs EZD okazał się inny. Poznałem główne zasady funkcjonowania programu, założyłem przykładową sprawę, prześledziłem jej bieg aż do szczęśliwego zakończenia.

Program jest intuicyjny i można go używać w różnych przeglądarkach (wersja desktopowa). Zainteresowały mnie przede wszystkim możliwości ustalenia terminów załatwienia spraw. W przypadku kilku spraw realizowanych równocześnie istnieje możliwość wprowadzenia przypomnienia (odpowiednia informacja jest wysyłana automatycznie na adres mailowy). Pliki dokumentów można dołączać w różnych formatach (od tekstowych, pdf po zdjęciowe).

Realizacja każdej sprawy składa się z kilku etapów, które bez problemu można śledzić. W razie opóźnień w realizacji, istnieje możliwość szybkiej reakcji. Poszczególne etapy można delegować, dopiero po zebraniu pełnej dokumentacji podjąć ostateczną decyzję (jest miejsce na uzasadnienie i komentarz). Ponieważ jest to narzędzie do wewnętrznej komunikacji, nie jest wymagany klasyczny podpis (wystarczy akceptacja).

Zmiana filozofii zarządzania

EZD stanowi nowe narzędzie, które wymusi zmianę filozofii zarządzania. Każdy z etapów można śledzić na bieżąco, za realizację odpowiedzialne są konkretne osoby. W czasie kursu przyszły mi do głowy analogie z prowadzonymi obecnie zajęciami dydaktycznymi w formie zdalnej. Coś co powinno być dla nas oczywiste, czyli uczestniczenie we wszystkich zajęciach, w przypadku zajęć zdalnych spełniło się całkowicie. System nad tym czuwa i odnotowuje…

Ponieważ praktycznie nie wyjeżdżamy służbowo, nie bierzemy udziału w stacjonarnych konferencjach krajowych i zagranicznych, czy w pracach różnych gremiów naukowych (rad naukowych, redakcji czasopism), zajęć nie odwołujemy. Przeprowadzamy je więc zgodnie z harmonogramem. Nie ma więc usprawiedliwienia dla absencji za wyjątkiem choroby czy … kłopotów technicznych z internetem.

Podobnie ma się rzecz z nowym narzędziem. Założona sprawa, której załatwienie rozdzielone jest między różne osoby, musi być zrealizowana w konkretnym terminie. Każdy z etapów realizacji jest widoczny, każda z osób uczestniczących w niej ma bezpośredni dostęp (sprawy w zależności od stopnia ich realizacji oznaczono różnymi kolorami).

Wdrożenie nowego systemu będzie wymagać zmiany usprawnienia zarządzania, które będzie m.in. polegać na częstszym delegowaniu spraw niż dotychczas, terminowym ich załatwianiu itd. Wzrośnie też rola kierowników poszczególnych działów, odpowiedzialnych za sprawną realizację spraw swoich podwładnych. A nas, petentów, zmusi do bezwzględnego przestrzegania terminów zgłaszania spraw i składania wniosków.

Problemy w „zasięgu wzroku”

Jedną z trudności, jaką dostrzegam w procesie implementacji nowego narzędzia, może się stać naturalna niejako obawa przed reformą, czyli zmianą znanego i oswojonego, choć czasem niewydolnego i krytykowanego. Zamiana obiegu papierowego na elektroniczny (zachowane będą tylko dokumenty tradycyjne związane z potrzebami archiwizacyjnymi) nie jest na razie oczywistością, podobnie jak było to kilka miesięcy temu z przejściem z trybu stacjonarnego na online w prowadzeniu zajęć.

Myślę, że do przekazanych po kursie materiałów należałoby możliwie szybko przygotować krótkie informacje o założeniach reformy, jej plusach i minutach. Może pomocne okazałoby się zestawienie często zadawanych w czasie kursu pytań i umieszczenie ich wraz z odpowiedziami w osobnej zakładce na stronie głównej UWr. Z pewnością w szybkim wdrożeniu programu pomocne mogłyby się okazać krótkie filmy instruktażowe (góra 5-10 minut).

Poza tym pilnie należy na nowo opracować instrukcję obiegu dokumentów w ramach poszczególnych jednostek. Od współpracy pracowników naukowych z administracyjnymi będzie zależeć bezproblemowe i terminowe załatwianie spraw. Wszyscy powinni zostać przeszkoleni wcześniej odpowiednio do stosowania EZD. Kurs z pewnością jest dobrym krokiem w tym kierunku.

Krzysztof Ruchniewicz

historyk, niemcoznawca, profesor tytularny, dyrektor Centrum Studiów Niemieckich i Europejskich im. Willy’ego Brandta, fotograf, bloger i podcaster.

Wszystkie wpisy autora