Ostatnie w tym roku regularne posiedzenie Senatu za nami. W trakcie dzisiejszych obrad pojawił się wątek bardzo mnie interesujący już od dłuższego czasu. W przyszłości nasza uczelnia ma w większym zakresie niż dotąd posługiwać się elektronicznym obiegiem dokumentów. Najwyższy czas. Ale czy jesteśmy do tego przygotowani? Czy nie skończy się na tym, że i tak będziemy musieli – obok wersji elektronicznej – drukować i podpisywać różne formularze, oświadczenia i sprawozdania.
Upowszechnienie się narzędzi elektronicznych
Jedną z „zalet” obecnej sytuacji epidemicznej jest to, że szeroko sięgnęliśmy po narzędzia elektroniczne. Sytuacja na naszej uczelni nie jest pod tym względem zła. Przebieg naszych zdalnych posiedzeń potwierdza, że w zasadzie opanowaliśmy potrzebne umiejętności.
Nadal wprawdzie postulatem pozostaje zadbanie o odpowiednie ustawienie kamerki, tła, oświetlenie pomieszczenia czy wstawienie spersonalizowanego awatara (tu rodzą się kontrowersje, o których może przy innej okazji). Generalnie jednak widać postęp i rosnącą swobodę uczestników dyskusji.
Logiczne jest uczynienie kroku dalej i porzucenie tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów na rzecz cyfrowego. Ale czy jesteśmy do tego przygotowani?
Nowe wyzwanie
Problem cyfrowego obiegu nie jest nowy. Przypominam sobie pierwsze przymiarki. Zaczęło się od likwidacji kart zaliczeń i indeksów (proszę mnie poprawić), pojawiło się wpisywanie ocen do Usosa itd. Tu jednak pojawiły się pierwsze problemy. Protokoły z ocenami nadal trzeba było oddawać na papierze z podpisem.
Dzisiaj istnieje podwójna dokumentacja. Zapowiedź całkowitego przejścia na tryb cyfrowy wydaje się bardzo dobrym wyjściem, korespondującym z tendencjami i potrzebami obecnej sytuacji. Trwają teraz prace przygotowawcze.
Zapowiedziano kursy doszkalające. Dzisiejsza dyskusja na Senacie pokazała, że sporo jest jeszcze do zrobienia. Zaproponowano odchudzenie kursu, a także samej dokumentacji. Ale czy te działania są wystarczające?
Przykładowe rozwiązanie
Od kilku dni już, niezależnie od zmian na naszej uczelni, realizuję kurs jednego z pionierów cyfrowej dokumentacji, Davida Sparksa, pt. Paperless Field Guide. To druga, zaktualizowana odsłona tego znanego szkolenia. Kurs zawiera 95 filmów instruktażowych (do 10 minut). W sumie dostępnych jest 7 godzin nagrań. Każde nagranie zostało opatrzone wersją tekstową.
Materiał jest dostępny zarówno dla początkujących, jak i zaawansowanych użytkowników, z dokładnym objaśnieniem całego sprzętu, oprogramowania i procesów pracy niezbędnych do przejścia na tryb bez papieru.
Dobrym wprowadzeniem do kursu jest film, dłuższy niż pozostałe, który zwraca uwagę na główne etapy. Być może w szerszym zakresie należałoby przeprowadzić szkolenia podobnego typu. Używanie narzędzi ze środowiska Windows pokazało, że jest to możliwe i udało się przekonać wiele osób do aktywnego używania.
Trzeba uwzględnić różne stopnie zaawansowania, także nadal istniejące opory, czy wręcz uprzedzenia, ale perspektywy są obiecujące.
